Datenschutz im Home Office – Verantwortung in der Krise und darüber hinaus

Seit dem 25. Mai 2018 gilt in Deutschland die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Auch wenn die Regeln des Datenschutzes in Deutschland schon seit den 70er Jahren, im Bundesdatenschutzgesetz verankert, Beachtung fanden und sich die DSGVO in weiten Teilen mit bestehenden Regelungen deckt, hat das gesamteuropäische Regelwerk in vielen Unternehmen für einige Unruhe gesorgt. Noch Ende 2019 gab rund ein Drittel befragter Unternehmen an, die DSGVO noch nicht vollständig umgesetzt zu haben. Auch wenn sich inzwischen immer mehr Unternehmen mit den neuen Regeln arrangiert haben, stellt die Corona-Krise Verantwortliche vor eine neue Herausforderung: Datenschutz muss auch bei der Verlagerung des Geschäftsbetriebes ins Home Office uneingeschränkt gewährleistet sein.

Technisch ist es in vielen Fällen vergleichsweise einfach zu realisieren, dass Mitarbeiter ihren Aufgaben von zu Hause aus nachgehen. In vielen Bereichen genügt ein Laptop mit Internetzugang und ein Telefonanschluss, um den Kontakt zu Kunden und Kollegen aufrecht zu halten. Die besonderen Voraussetzungen des Home Office erzeugen dabei jedoch besondere Anforderungen an den Datenschutz. So dürfen vor allen Dingen personenbezogene Daten auch im Home Office Dritten nicht zugänglich sein. Dies stellt insbesondere durch die lokale Speicherung von Kundendaten ein Problem dar. Ob als Ausdruck oder auf einem Datenträger gespeichert, die Verwendung von Daten im heimischen Umfeld muss als deutlich sensibler angesehen werden, als in einem gut organisierten Büroumfeld, mit geprüfter und geschützter IT-Infrastruktur. Das gleiche gilt für den aus dem Home Office verstärkt erforderlichen digitalen Versand von Daten. Die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO trägt dabei immer der Arbeitgeber.

Eine unkomplizierte aber effiziente Lösung, den Datenschutzrichtlinien gerecht zu werden und die lokale Speicherung sowie den Versand von Daten auf ein Minimum zu reduzieren, ist die Verwendung eines cloudbasierten DSGVO-konformen CRM-Systems. Ein solches CRM speichert alle Daten auf einem zentralen Server in Europa. Daten sind auf Basis einer flexiblen Rechtevergabe für Mitarbeiter aus dem Home Office zugänglich und müssen nicht lokal gespeichert werden. Erforderliche Änderungen, zum Beispiel das vom Kunden eingeforderte Löschen seiner Daten, sind lückenlos und in Echtzeit für jeden Nutzer wirksam. Datenschutzverstöße können ebenfalls zentral registriert und so schnell und effizient bearbeitet werden.

„Das cloudbasierte SuperOffice CRM ist nach ISO 27001 DSGVO-konform und ermöglicht unseren Kunden den rechtssicheren Umgang mit Kundendaten, auch aus dem Home Office. Zusätzlich werden alle optionalen Apps und Add-Ons zur Erweiterung des Funktionsumfangs von uns sorgfältig aus dem Blickwinkel des Datenschutz geprüft. Kommt nach der Krise, wie von der Politik gefordert, das gesetzlich verankerte Recht auf Arbeit aus dem Home Office, sind unsere Kunden in der Lage, dieses ohne großen Aufwand, unter Einhaltung der DSGVO umzusetzen“, erklärt Manfred Kaftan, Geschäftsführer der SuperOffice GmbH aus Dortmund.

Als einer der führenden Anbieter auf dem europäischen Markt befasst sich die SuperOffice GmbH seit mehr als 30 Jahren mit der Entwicklung von CRM-Systemen für den Einsatz in Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Die aktuelle Version des cloudbasierten Systems unterstützt Anwender mit spezifischen Funktionen bei der Einhaltung der DSGVO, zum Beispiel durch Zugriffsmanagement, zentrale Speicherung von Zustimmungen zur Datennutzung oder Massenaktualisierung großer Datenmengen, auf Grundlage von Richtlinien des Datenschutzes.