Geschäftskritische Kommunikation: Die fünf größten Herausforderungen für Unternehmen

1. Business Continuity bei E-Mail-Ausfall aufrechterhalten

Fallen wichtige Komponenten in der IT-Infrastruktur aus, kann das schnell Schäden in Millionenhöhe nach sich ziehen. Daher sollte jedes Unternehmen über eine Failover-Lösung verfügen, die eine nahtlose Kommunikation auch in Notfallsituationen ermöglicht. Eine cloudbasierte E-Mail-Continuity-Lösung mit provisionierten Postfächern, die unabhängig vom Haupt-E-Mail-System funktioniert, stellt sicher, dass die Kommunikation auch im Notfall nahtlos weiterläuft. Dadurch können die Mitarbeiter auch im Ernstfall unterbrechungsfrei E-Mails senden und empfangen.

2. Cyberangriffe aus bestimmten Ländern abwehren

Gerade in der aktuellen politischen Situation kann es hilfreich sein, alle Nachrichten aus bestimmten Regionen oder Ländern präventiv und ohne Rücksicht auf den Inhalt zu isolieren, sei es aus reinen Sicherheitsgründen oder aufgrund interner Compliance-Anforderungen. Ein Service wie die Retarus Predelivery Logic ermöglicht es IT-Verantwortlichen, den gesamten E-Mail-Verkehr auf der Grundlage selbst definierter Regelwerke zu analysieren und gegebenenfalls zu blockieren, bevor dieser die Unternehmensinfrastruktur erreicht. So ist es beispielsweise möglich, E-Mails gezielt auf Basis ihres Herkunftslandes (GeoIP) zu bearbeiten. Je nach Konfiguration lassen sich damit etwa Nachrichten in der Benutzerquarantäne isolieren. Neben der geografischen Herkunft ist es auch möglich, E-Mails anhand ihrer Sprache automatisiert weiterzuverarbeiten.

3. Die IT-Abteilung entlasten

Nicht zuletzt aufgrund des vorherrschenden Fachkräftemangels sind IT-Abteilungen stark überlastet. Veraltete Infrastruktur und Technologie verstärken die Problematik zusätzlich. Durch mangelnde Digitalisierung und Automatisierung verlieren IT-Fachkräfte bei der Fehlersuche kostbare Zeit, sodass letztendlich kaum Ressourcen für wertschöpfende Aktivitäten zur Verfügung stehen. Dies gilt auch für den zuverlässigen Austausch geschäftsrelevanter Nachrichten. Eine moderne, flexibel skalierbare Cloud-Messaging-Plattform kann die IT-Abteilung von Routineaufgaben deutlich entlasten und verhilft den Mitarbeitern zu mehr Agilität. Somit können sich diese wieder vermehrt auf die Einführung innovativer, geschäftsunterstützender Lösungen für ihr Unternehmen fokussieren.

4. Lieferanten erfolgreich integrieren

An den Prozessen in der Lieferkette sind zahlreiche Lieferanten und unterschiedliche Lieferantentypen beteiligt. Folglich sind Unternehmen mit großen Mengen eingehender und ausgehender Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen konfrontiert. Diese werden in jedem Unternehmen anders verarbeitet und müssen bislang oft manuell organisiert, in ein bestimmtes Format umgewandelt und via ERP-System bereitgestellt werden. In Anbetracht des Zeitaufwands und der hohen Kosten dieses Prozesses empfiehlt es sich, alle Lieferanten, unabhängig von Größe und Art, in eine einzige Cloud-Plattform zu integrieren. Diese wandelt idealerweise unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen um, bevor sie automatisch im erforderlichen Format an das ERP-System gesendet werden. Durch eine automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten profitieren Unternehmen von einem reibungsloseren Cashflow und Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zu manuellen Prozessen.

5. Transaktions-E-Mails zuverlässig versenden

Informationen gleichzeitig an eine Vielzahl von Empfängern schnell und zuverlässig zu übermitteln, stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Besonders komplex ist dies beim hochvolumigen Versand von Marketing-E-Mails, Newslettern oder Passwortänderungen, die die eigene E-Mail-Infrastruktur schnell an ihre Grenzen bringen kann. Dazu kommt, dass Mitteilungen nur dann das Postfach des Empfängers erreichen, wenn der Absender als vertrauenswürdig eingestuft wird. Moderne E-Mail-APIs ermöglichen es, Größenordnungen von zehn Millionen E-Mails pro Stunde direkt aus Unternehmensanwendungen zu versenden – ohne die eigene E-Mail-Infrastruktur zu belasten. Ein umfassendes Reputation Management stellt dabei neben der kontinuierlichen Überwachung und Optimierung des Datenverkehrs sicher, dass möglichst alle Nachrichten die Postfächer der Empfänger zuverlässig erreichen. Eine Zertifizierung bei der Certified Sender Alliance (CSA) sorgt zudem für ein Whitelisting der beim E-Mail-Versand genutzten IP-Adressen bei den wichtigen E-Mail-Providern. Unternehmen profitieren dadurch von höchsten Zustellraten.