Effiziente Postbearbeitung mit Paketschränken – Digital, transparent, fehlerfrei

Was gehört zur Postbearbeitung?
Postbearbeitung umfasst sämtliche Aufgaben, die mit der Annahme, Bearbeitung und Verteilung von Sendungen verbunden sind. Ob Briefe, Pakete oder interne Sendungen wie Proben und Dokumente – der gesamte Prozess muss effizient und transparent ablaufen. Klassisch wird der Prozess in drei Phasen gegliedert:

1. Annahme – Erfassung eingehender Postsendungen in der zentralen Poststelle.
2. Verarbeitung – Zuordnung der Sendungen an Empfänger, Abteilungen oder Paketschränke.
3. Zustellung – Übergabe der Sendung per Abholung, internen Transport oder Einlagerung in Paketschränken.

Der Einsatz von Paketschränken optimiert vor allem die letzte Phase der Zustellung. Mitarbeiter können ihre Sendungen flexibel abholen – unabhängig von Poststellen-Öffnungszeiten. Das reduziert Wartezeiten und sorgt für kontaktlose Übergaben.

Wie macht COSYS die Postbearbeitung effizienter?
Traditionelle Prozesse in der Poststelle sind oft fehleranfällig, da Sendungen manuell bearbeitet und ohne digitale Nachverfolgung weitergeleitet werden. COSYS löst dieses Problem mit einer digitalen Postbearbeitungssoftware. Die gesamte Bearbeitung – von der Annahme bis zur Zustellung – wird transparent abgebildet. Mit Barcodescannern oder mobilen Geräten (MDE-Geräte, Smartphones) können Postmitarbeiter eingehende Sendungen erfassen, sortieren und zuordnen. Alle Schritte werden dokumentiert und in einem digitalen Sendungsverlauf gespeichert.

Die Kombination mit Paketschränken schafft zusätzlichen Mehrwert. Anstatt Sendungen direkt an die Abteilungen zu übergeben, werden sie in einem Paketschrank sicher hinterlegt. Der Empfänger wird automatisch benachrichtigt und erhält einen PIN-Code oder QR-Code, um die Sendung selbstständig abzuholen. Das entlastet die Poststelle, da keine manuelle Übergabe mehr nötig ist. Gleichzeitig ermöglicht es eine kontaktlose Zustellung, was gerade bei sensiblen Proben oder Dokumenten von Vorteil ist.

COSYS Software und Paketschränke – So funktioniert’s
Mit der COSYS Software können Unternehmen den kompletten Postbearbeitungsprozess automatisieren und dokumentieren. Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

1. Annahme der Post: Pakete, Briefe, Proben oder interne Sendungen werden in der Poststelle entgegengenommen. Per Barcodescan erfassen die Mitarbeiter alle relevanten Sendungsdaten (Absender, Empfänger, Sendungsnummer, Inhalt, etc.).
2. Verarbeitung der Sendungen: Jede Sendung wird automatisch der richtigen Abteilung, Person oder einem Paketschrank-Fach zugeordnet.
3. Zustellung und Abholung: Anstatt die Sendung per Hand zu übergeben, legt der Mitarbeiter sie in ein Fach des Paketschranks. Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder App-Benachrichtigung mit einem PIN- oder QR-Code. Dieser Code ermöglicht die Abholung der Sendung.
4. Nachweis der Zustellung: Sobald der Empfänger das Fach öffnet, wird die Abholung in der COSYS Software protokolliert. Jede Aktion ist nachvollziehbar – vom ersten Scan bis zur finalen Entnahme.

Einsatzbereiche für COSYS Postbearbeitung und Paketschränke
Die COSYS Lösung eignet sich für viele Branchen und Anwendungsbereiche, darunter:

• Unternehmen mit internen Proben und Dokumenten: Proben aus der Produktion oder interne Berichte können sicher und dokumentiert an Labore, Abteilungen oder Qualitätsprüfungen übermittelt werden. Die Proben werden im Paketschrank hinterlegt und der Empfänger wird automatisch benachrichtigt.
• Industrieunternehmen: Empfang von Ersatzteilen und Produktionsmaterialien, die von der Poststelle direkt in Paketschränke gelegt werden. Das ermöglicht eine schnelle Abholung durch die Mitarbeiter.
• Groß- und Einzelhandel: Organisation der internen Warenbewegungen, zum Beispiel durch das Verteilen von Mustern, Lieferscheinen oder Etiketten.
• Verwaltung und Behörden: Vertrauliche Dokumente wie Verträge, Bescheide oder HR-Dokumente werden in Paketschränken sicher hinterlegt und durch die COSYS Software lückenlos dokumentiert.

Vorteile der COSYS Software mit Paketschränken

1. Kontaktlose Zustellung: Mitarbeiter können Sendungen flexibel abholen, ohne auf die Öffnungszeiten der Poststelle angewiesen zu sein.
2. Lückenlose Nachverfolgung: Vom Eingang bis zur Abholung wird jeder Schritt in der COSYS Software dokumentiert.
3. Zeitersparnis: Keine Wartezeiten an der Poststelle – der Zugriff auf Paketschrank-Fächer erfolgt per PIN oder QR-Code.
4. Erhöhte Sicherheit: Die Sendungen sind sicher im Paketschrank verschlossen. Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff.
5. Vollständige Prozesskontrolle: COSYS bietet Live-Statusverfolgung – jederzeit wissen, wo sich die Sendung befindet und ob sie abgeholt wurde.

Testen Sie die COSYS Demo-App mit Paketschrank-Funktionen
Sie möchten erleben, wie digitale Postbearbeitung mit Paketschränken in der Praxis aussieht? Laden Sie die kostenlose COSYS Demo-App aus dem Google Play Store oder Apple App Store herunter. Dort können Sie den vollständigen Funktionsumfang der Software testen – von der Annahme bis zur kontaktlosen Abholung aus einem Paketschrank.

So erreichen Sie uns
Haben Sie Fragen oder möchten Sie ein individuelles Angebot? Unser Team steht Ihnen gerne beratend zur Seite. Sie erreichen uns per E-Mail, Telefon oder Live-Chat. Nutzen Sie die Chance, Ihre Postbearbeitung mit COSYS und Paketschränken auf das nächste Level zu heben!