Kommunen, Wissenschaft und Praxis – Prozessbibliothek Baden-Württemberg

Deutschland ist im europäischen Vergleich im hinteren Mittelfeld. Es besteht dringender Handlungsbedarf. Politik, Wissenschaft und Verwaltung sollten sektorenübergreifend kooperieren und für Ihre Zielgruppen einfache, sichere und benutzerfreundliche Lösungen für die wichtigsten Verwaltungsprozesse entwickeln.  Was ist zu tun? Die Experten sind sich einig: Die ersten Schritte zu einer zukunftsfähigen Verwaltung sind die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS, orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf relevante Daten) und die Einführung von Prozessmanagement (Perspektive Abläufe/Workflows) als Grundlage einer bürgerfreundlichen Digitalisierung.

Wenn es um gemeinsame Standards und Geschwindigkeit geht, kann es nicht zielführend sein, wenn jede Kommune sich alleine auf den Weg macht. Sinnvoller ist es, sich die Frage zu stellen: „Was liegt bei vielen, oft gesetzlich geregelten, gleichartigen Prozessen für Kommunalverwaltungen näher, als die Synergien der Gruppe zu nutzen und gemeinsam das Thema anzugehen?“ Die Initiative „Prozessmanagement Offensive BW“ hat genau diesen Gedankengang aufgegriffen und bietet eine kooperative Lösung:

Seit dem vergangenen Jahr ziehen in Baden-Württemberg Kommunen, Wissenschaft und Praxis an einem Strang. Mit dem Ziel der interkommunalen Vernetzung hat sich ein Verbund aus Kommunen gemeinsam mit der Kehler Akademie e.V. und der PICTURE GmbH aus Münster zur Initiative „Prozessmanagement Offensive BW“ zusammengeschlossen.

Prof. Dr. Jürgen Kientz, Akademische Leitung Kompetenzcenter Verwaltungsmanagement:

„Wir haben ein Konzept entwickelt, wie wir gemeinsam, innerhalb eines Jahres, zum professionell eingeführten Prozessmanagement kommen. In der Initiative „Prozessmanagement Offensive BW“ steht Wissensvermittlung und Vernetzung im Vordergrund. In den ersten Phasen werden mit Hilfe von interaktiven Schulungsangeboten, best-practice-Erfahrungen und Trainings die fachlichen und methodischen Grundlagen des Prozessmanagements vermittelt bevor dann in verschiedenen Workshop-Formaten erste interkommunal abgestimmte Prozesse gemeinsam analysiert, diskutiert und visualisiert werden. Alle beteiligten Verwaltungen sparen dadurch viel Zeit und Geld und profitieren vom Wissen und Knowhow der anderen Beteiligten und vom Aufbau einer gemeinsamen „Prozessbibliothek Baden-Württemberg“. Warum sollten 1.100 Kommunen in BW zum Beispiel alle den Prozess für die Verlängerung eines Reisepasses beschreiben, wenn dieser einmal im Netzwerk entwickelt wurde und dann allen in der Bibliothek zum Download softwareunabhängig bereitsteht?“

Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der PICTURE GmbH:

„Als Spezialisten für Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor (und als Steuerzahler) ist es uns ein großes Anliegen, das Wissen über die Beschreibung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen für alle Kommunen einfach und pragmatisch verfügbar zu machen. Durch gegenseitige Vernetzung und den Austausch von Wissen wird die „Rendite“ des Prozessmanagements für alle Beteiligten dann richtig attraktiv und ermöglicht es auch insbesondere kleinen Verwaltungen mit wenig Personal und Ressourcen, enorme Fortschritte in der Prozessverbesserung zu erzielen.“

Enormer Nutzen für alle Beteiligten

Der erste Durchgang hat im April erfolgreich die Ziellinie erreicht und war nach Meinung aller Beteiligter ein voller Erfolg. Die gemeinsame Prozessbibliothek BW ist eingerichtet, die ersten knapp 100 Prozessbeschreibungen sind online und für alle teilnehmenden Kommunen verfügbar. Im Juni startet der zweite Durchgang für alle interessierten Kommunen aus Baden-Württemberg, die sich beteiligen möchten. Alle Formate werden online aufgezeichnet, so dass auch ein späterer Einstieg jederzeit möglich ist.

Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus mehr als 50 Branchen- und Methodenexperten und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat. Seit Gründung im Jahr 2008 haben wir deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitern, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist.

​Im  Ergebnis  unterstützen   und   befähigen   wir   Organisationen,   Führungskräfte   und Mitarbeiter im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.