Fünf Empfehlungen für mehr Datenschutz und Privatsphäre bei Webinaren und Online-Meetings

1) Registrierung: Weniger ist manchmal mehr

Speziell bei Webinaren ist vorab in der Regel eine Registrierung erforderlich. Natürlich ist es aus Sicht des Veranstalters immer reizvoll, sich durch die Abfrage möglichst detaillierter Daten ein genaues Bild von den Teilnehmenden machen zu können. Schließlich sind daran oft auch Marketing- und Vertriebsmaßnahmen im Anschluss an die Veranstaltung gekoppelt. Bedenken Sie allerdings, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer grundsätzlich eher zu Datensparsamkeit neigen. Die ClickMeeting-Studie hat gezeigt, dass die meisten lediglich ein Pseudonym und eine E-Mail-Adresse angeben möchten – für die (freiwillige) Angabe ihrer vollständigen Daten entscheiden sich hingegen lediglich vier Prozent. Legen Sie die Hürde wenn möglich also lieber etwas tiefer, gestalten Sie den Registrierungsvorgang einfach und machen Sie nur die Angabe der Daten obligatorisch, die Sie für die geplanten Zwecke tatsächlich benötigen. Ein ähnlicher Ansatz gilt für die Einwilligung in die Nutzung der Daten zu Marketingzwecken. Rund drei Viertel erteilen nur die für die Anmeldung notwendige Zustimmung – und immerhin gut fünf Prozent haben schon einmal eine Registrierung abgebrochen, weil ihnen der Umfang der Zustimmung zu weit gefasst war. Auch hier kann es sich für Veranstalter also auszahlen, den Prozess für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer möglichst einfach und komfortabel zu gestalten.

2) Zugangskontrolle: Besser abgesichert

Es mag praktisch wirken, einen allgemeinen Zugangslink zu einem Webinar oder einer Videokonferenz zu erstellen, der sofortigen Zugriff ermöglicht. Für ein Plus an Datenschutz sollten Sie jedoch einen Schritt weitergehen. Setzen Sie deshalb besser eine Plattform ein, die es Ihnen ermöglicht, den Zugang abzusichern beziehungsweise Ihre Online-Veranstaltung vor Unbefugten zu schützen. Gebräuchliche Optionen sind dabei die Verwendung von Passwörtern oder individuellen Token für jede teilnehmende Person. Solche Einmal-Token werden ungültig, sobald die jeweilige Person die virtuelle Veranstaltung betreten hat. Dadurch beugen Sie einer missbräuchlichen Verwendung oder der Weitergabe von Zugangsdaten vor – gerade bei kostenpflichtigen Webinaren auch aus wirtschaftlicher Sicht ein nicht zu unterschätzender Aspekt.

3) Sitzungsaufzeichnung: Transparenz ist Trumpf

Sowohl Webinare als auch Online-Meetings werden mitunter aufgezeichnet – beispielsweise, um ein Webinar auch über weitere Kanäle vermarkten zu können oder es Personen zur Verfügung zu stellen, die kurzfristig absagen mussten. Wichtig hierbei: Informieren Sie die Teilnehmenden klar, transparent und vor allem vorab darüber, wenn eine Sitzung aufgezeichnet wird. Denn eine solche Vorabinformation wird von der ganz überwiegenden Mehrheit (fast 90 Prozent) erwartet. Vor allem gilt dies dann, wenn in der Aufzeichnung beispielsweise Namen von Personen in der Chatbox zu erkennen sind oder – bei Online-Meetings mit aktivierter Kamera – das jeweilige Webcam-Bild.

4) Vertrauensbildende Maßnahmen: Agieren Sie seriös

Wenn Sie Webinare oder Online-Meetings veranstalten, sollten Sie auch insgesamt darauf achten, vertrauensvoll zu agieren und Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern deutlich zu zeigen, dass Sie auf den Schutz ihrer persönlichen Daten achten. Denn wie die ClickMeeting-Studie gezeigt hat, erwarten 74 Prozent der Befragten, dass die Veranstalter von Webinaren sich um ihre Privatsphäre kümmern. Dies gilt nicht nur vor einer digitalen Veranstaltung, etwa im Rahmen der Angabe von Daten bei der Registrierung, sondern auch während des Events. Hier geht es vielen Teilnehmenden vor allem darum, dass ihre privaten Daten während der Veranstaltung verborgen bleiben. Achten Sie deshalb bereits bei der Auswahl einer entsprechenden Plattform darauf, dass diese Ihnen als Organisator die passenden Funktionen zur Verfügung stellt. Dies kann zum Beispiel die Option sein, in einem Chat-Fenster die Identität der Teilnehmer zu verbergen.

5) EU-DSGVO: Die Wahl einer europäischen Plattform kann sich lohnen

Apropos Vertrauen: Auch der Einsatz einer Webinar- oder Online-Meeting-Plattform eines Anbieters aus der EU kann sich positiv auf die wahrgenommene Seriosität als Organisator auswirken. Ein solcher Anbieter unterliegt mit seinen Lösungen den Richtlinien der EU-DSGVO. Gerade dann, wenn sicherheitsbewusste Unternehmen oder Privatpersonen zur Zielgruppe der eigenen Online-Angebote zählen, kann sich dieser Aspekt als zusätzlicher Vorteil erweisen.

„Viele Menschen nehmen beruflich oder privat an Webinaren, Online-Schulungen, Videokonferenzen oder Online-Meetings teil. Die von ClickMeeting im Frühjahr durchgeführte Studie hat gezeigt, dass der Schutz der eigenen Privatsphäre dabei für eine überwältigende Mehrheit sehr hoch im Kurs steht. 98 Prozent gaben damals an, dass sie online auf ihren Datenschutz achten oder aber dies zumindest versuchen. Bei der Teilnahme an digitalen Events wird auf Datensparsamkeit bei der Registrierung ebenso Wert gelegt wie auf den sicheren Umgang mit persönlichen Informationen oder die Information über eine eventuelle Aufzeichnung der Sitzung. Veranstalter sollten daraus die richtigen Schlüsse ziehen und diese Wünsche ihrer Zielgruppe unbedingt ernst nehmen. Wer hier seriös agiert, unterstreicht nicht nur, dass er den Schutz der Daten seiner Teilnehmerinnen und Teilnehmer respektiert, sondern kann sich durch eine höhere Akzeptanz seiner Angebote auch Wettbewerbsvorteile verschaffen", erklärt Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager bei ClickMeeting.