6 Schritte: so planst du einen wirklich produktiven kreativ-Workshop

WANN SICH EIN KREATIV WORKSHOP BESONDERS LOHNT

Das Ziel eines Kreativ Workshops ist es, mit relevanten Personen Lösungen für ein Problem zu finden, in dem man sich aktiv und möglichst frei austauscht. Aus einer am Anfang noch wilden Ideensammlung wird über den Workshop hinweg eine gemeinsame Agenda und im Bestfall sogar ein konkretes Arbeitspaket, das direkt in die Tat umgesetzt werden kann.  
Das Format eignet sich daher besonders gut in Situationen, die frischen Wind erfordern, wie dem Launch eines neuen Produktes oder in Umbruchphasen, die einen Perspektivwechsel erfordern. Gerade weil die Fragestellung oft sehr vage ist, wird der Output des Workshops aber nur so gut sein, wie die Vorbereitung.  

DER 6-SCHRITTE-PLAN ZU DEINEM PERFEKTEN KREATIVWORKSHOP 

1. LEGE EIN KLARES ZIEL FEST
   Formuliere zunächst ein ganz konkretes und verständliches Ziel für deinen Workshop. Im Bestfall sollte es mit einem Satz auskommen. Dieses Ziel wird während des Workshops euer „Wegweiser“ sein. Überlege auch kritisch, welche zusätzlichen Fragestellungen aufkommen könnten und wie viel Raum du diesen „Seitenwegen“ geben möchtest. 

2. ENTSCHEIDE, WER GEBRAUCHT WIRD
   Muss die Geschäftsführung wirklich dabei sein oder braucht es vielleicht eher jemanden aus der HR? Zu wissen, welche Perspektiven gebraucht werden, trägt enorm zur Effizienz deines Workshops bei. Hinterfrage also kritisch, wer an dem Workshop beteiligt sein sollte. Achte auch darauf, dass es mitunter Teilnehmende mit besonderen Anforderungen gibt, z.B. jemand der Unterstützung durch Übersetzer*innen braucht oder auf Grund von körperlichen Einschränkungen einen barrierefreien Zugang benötigt.

3. BESTIMME DEN GEWÜNSCHTEN OUTPUT
   Die Zielbestimmung ist euer Wegweiser für den Workshop, der Output ist euer Wegweiser für alles was danach kommt! Ein Output kann dabei alles Mögliche sein: von einem Prototyp über eine detaillierte Aufgabenliste bis hin zu einer schlauen Visualisierung. Bestimmt, was nach dem Workshop die beste Grundlage ist, um entweder weiterzudenken oder direkt an die Arbeit gehen zu können.

4. ENTSCHEIDE, WO UND WANN IHR AM KREATIVSTEN SEIN KÖNNT
   Bist du kreativ, wenn du den Keller aufräumst? Wir auch nicht. Kreativität braucht Raum und Zeit. Schau dir die Liste der Teilnehmenden, Zielstellung und Output noch einmal genau an. Sind die Teilnehmenden eher Nachteulen oder Frühaufsteher? Und gibt es Räume, in denen ihr schon kreativ gewesen seid oder braucht es vielleicht einen Tapetenwechsel?  
   Vergiss bei der Raumplanung nicht, entsprechend des Outputs Equipment einzuplanen! Es lohnt sich immer bei Anbietern gezielt nach Kreativräumen zu fragen und vorher zu berechnen, wie viel Platz ihr für geplante Kreativtechniken benötigen werdet. Unabhängig von speziellen Anforderungen, sollte ein Kreativraum jedoch mindestens folgende Ausstattung haben:

   MOBILIAR UND TOOLS

   • Stühle (Bestuhlungsrechner) 
   • Tische  
   • Moderationskoffer 
   • Flipchart 
   • Tisch-, bzw. Stoppuhr 

   TECHNIK

   • Video-Konferenz-Equipment 
   • Smart Board 
   • (Mikrofonanlage) 
   • Lautsprecherboxen 
   • Beamer 
5. PLANE JEDE ETAPPE
   Du kennst das Ziel und den Output, hast das Team zusammengestellt und einen perfekten Ort und Zeitpunkt gefunden. Jetzt geht es daran, den eigentlichen Workshop zu strukturieren. Plane am besten in vier Phasen.  
   In der ersten Phase solltest du der Gruppe die Zielstellung und den Outputvorschlag präsentieren. Gemeinsam prüft ihr noch einmal, ob alle sich darauf einigen können und hängt beides am besten für alle sichtbar im Raum auf (Stichwort: Wegeweiser). In der zweiten Phase könnt ihr wild Ideen sammeln. Es gibt viele tolle Formate, die euch dabei unterstützen können. Eine umfassende Übersicht mit genauen Erklärungen findet ihr zum Beispiel in unserem E-Book zu Veranstaltungsformaten. Viele davon könnt ihr auch für die dritte Phase anwenden, in der ihr die bis dahin gesammelten Ideen miteinander diskutiert und kombiniert, um die bestmögliche Variante zu finden. In der letzten und vierten Phase arbeitet ihr gemeinsam an dem festgelegten Output und erstellt ihn als Team oder in Gruppen. Hier noch einmal zur Übersicht:

   1. Phase: Zielstellung und Output prüfen und festhalten
   2. Ideen sammeln
   3. Ideen austauschen und kombinieren
   4. Output erarbeiten 
    ACHTUNG! Natürlich ist es schwer über mehrere Phasen hinweg konzentriert zu arbeiten. Um die Motivation und den Fokus zu erhöhen, solltest du immer wieder kleine Pausen einplanen, in denen die Teilnehmenden Essen oder frische Luft schnappen können. Es lohnt sich auch kleine Spiele vorzubereiten, die ihr spontan durchführen könnt, wenn die Luft aus dem eigentlichen Prozess spürbar raus ist.

6. KLÄRE VERANTWORTLICHKEITEN
   Als die Person, die den Workshop organisiert, liegt vieles in deiner Verantwortung. Trotzdem kann es hilfreich sein, einzelne Aufgaben zu delegieren. Legt zum Beispiel zu Beginn des Workshops gemeinsam fest, wer die Einhaltung der Zeiten im Blick behält oder ob jemand für alle Etappenergebnisse protokollieren soll. Am Ende des Workshops können entstandene Aufgaben direkt verteilt werden. Das erhöht die Chance, dass aus dem Output nicht nur ein Staubfänger wird und das Team gemeinsam direkt in die Umsetzung geht.  

NACH GETANER ARBEIT 

Mit diesem 5-Schritte-Plan solltest du bestmöglich auf deinen Workshop vorbereitet sein. Nimm dir trotzdem die Zeit, nach dem Workshop Feedback einzuholen. Dafür kannst du zum Beispiel schon vor dem Treffen einen Feedbackbogen vorbereiten, den du später per E-Mail verschickst. Auch eine „Abschlussrunde“, in der alle ihr Highlight des Workshops sowie ihr größtes Hindernis benennen, kann hilfreiche Einblicke gewähren. So lernst auch du mit Hilfe der Teilnehmenden etwas dazu, das du beim nächsten Workshop wieder mit einfließen lassen kannst.