Automatisierung im Kleinen: Bots für Routineaufgaben

Auftragsdaten abtippen, Bestellbestätigungen versenden, Lieferadressen aktualisieren: In fast jedem Unternehmen gibt es Routineaufgaben, die wenig zur Wertschöpfung beitragen und viel Zeit kosten. Von den Mitarbeitenden werden solche Aufgaben oft als unangenehm empfunden, denn immer gleiche Abläufe in ständiger Wiederholung unterfordern das menschliche Gehirn. Dabei lassen sich solche Aufgaben problemlos automatisieren – dank Robotic Process Automation (RPA). Diese Softwareroboter sind nach geringem Programmieraufwand in der Lage, sich wiederholende Aufgaben selbstständig zu bearbeiten. In der innerbetrieblichen Lieferkette können mit automatisierten RPA-Anwendungen beispielsweise Daten geprüft, Formulare ausgefüllt oder Aufträge erfasst werden.

Bisher werden RPA-Anwendungen noch nicht flächendeckend eingesetzt. Denn viele Firmen, insbesondere kleine und mittlere Unternehme (KMU), wissen zu wenig über die Einsatzmöglichkeiten und die Kosten. Mit diesen Hemmnissen beschäftigen sich Wissenschaftler des Instituts für Integrierte Produktion Hannover (IPH) gGmbH und des International Performance Research Institute (IPRI) aus Stuttgart im gemeinsamen Forschungsprojekt „RPAlog – Robotergesteuerte Prozessautomatisierung zur softwarebasierten Automatisierung administrativer Prozesse der innerbetrieblichen Lieferkette“.

Ziel des Forschungsprojekts ist es, insbesondere KMU zu befähigen, automatisierbare Prozesse in der innerbetrieblichen Lieferkette zu identifizieren, die Kosten für die Automatisierung realistisch abzuschätzen und anschließend geeignete RPA-Anwendungen einzuführen.

Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: „RPA lassen sich aufwandsarm in bestehende Prozesse integrieren“, sagt Stjepan Jurisic vom IPRI. „Unternehmen müssen ihre Abläufe also nicht verändern, sondern lediglich herausfinden, welche Prozessschritte automatisiert erledigt werden können. Sie dabei zu unterstützen, ist Ziel unseres Projekts.“

Wie viel Geld sich durch Bots sparen lässt, ließe sich ebenfalls unkompliziert abschätzen, sagt Christian Kutzner vom IPH: „Wenn zehn Mitarbeitende im Unternehmen jeweils eine Stunde täglich mit Routineaufgaben beschäftigt sind, können Unternehmen leicht ausrechnen, wie hoch die Personalkosten sind – und das mit den Kosten für die Programmierung eines Bots vergleichen“.

Neben der Kostenersparnis bieten Bots noch weitere Vorteile für Unternehmen. Zum einen machen Bots weniger Fehler, beispielsweise Tippfehler beim Übertragen von Daten. Zum anderen kann es die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern, wenn unliebsame und zeitintensive Aufgaben von Bots erledigt werden. Die Mitarbeitenden können sich dann auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen wirklich voranbringen. Damit steigt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Im Projekt „RPAlog“ arbeiten die Wissenschaftler eng mit einem projektbegleitenden Ausschuss zusammen, der sich aus produzierenden Unternehmen verschiedener Branchen zusammensetzt. Gemeinsam mit diesen Unternehmen identifizieren sie Prozesse, die sich mit RPA automatisieren lassen. Unternehmen, die sich beteiligen wollen, melden sich bei Christian Kutzner vom IPH unter der Telefonnummer (0511) 279 76-445 oder per E-Mail an kutzner@iph-hannover.de.