Modernes Ersatzteilmanagement setzt ein Zukunft fähiges Stammdatenmanagement voraus

Sehr wichtig ist, dass die Equipment-Zugehörigkeit hinterlegt ist. Automatisch wird quasi eine Ersatzstückliste für jedes Equipment erstellt.

Die vorgefundenen Situationen sind unterschiedlich: Sie reichen von unaufgeräumten Lägern, bis zu Lägern die gut verschlagwortet sind. Allen ist gemeinsam, dass die Teile max. über einen Kurztext verfügen. Somit ergeben sich oft Dubletten, die zu einer höheren Kapitalbindung und zu höheren Lagerhaltungskosten führen. Viel wichtiger ist jedoch, dass nach diesen Teilen nicht im ERP-System gesucht werden kann. Somit entstehen erhebliche, vermeidbare Suchzeiten im Lager. Auch sind nur rudimentäre betriebswirtschaftliche Analysen möglich. Zunehmend setzt sich im Instandhaltungsmanagement die Erkenntnis durch, dass z.B. Kosten-Analysen zwingend sind. Gerade in der aktuellen Verknappung und Verteuerung von Ersatzteilen sind verlässliche Analysen und eine stabile Verfügbarkeit essenziell.

Die IFCC GmbH verfügt über eine langjährige Kompetenz Ersatzteilläger zu „digitalisieren“. Hierfür wurden eine Software und ein sehr differenziertes Prozessmanagement entwickelt. Da es sich bei der Software um eine Cloudanwendung handelt, können wir sowohl Vorort als auch von unserer Home-Base aus arbeiten. Der Ablauf ist eng getaktet. So werden im Lager, die Teile mit deren Basismerkmalen erfasst, Fotos von den Teilen, Typenschild als auch von Dokumenten erstellt. Die technische Beschreibung wird dann zu großen Teilen, nahezu zeitgleich durch fachkundige Kollegen im Büro durchgeführt. Diese ambitionierte Vorgehensweise funktioniert sehr gut, da die Mitarbeiter vor Ort und die im Büro über identische Kompetenzen verfügen. Wichtig ist zudem, dass solche Projekte nahezu generalstabsmäßig vorbereitet werden. Die entsprechenden Läger werden besichtigt und dabei das Sortiment identifiziert. In einem weiteren Schritt wird die Instandhaltungsklassifikation für diese Unternehmer erstellt, wobei wir hierbei unsere „Best Practice-Klassifikation und unsere -Sachmerkmalsleisten einbringen. Leitend sind hierbei immer die Anforderungen der technischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse. Wichtig ist uns, dass das jeweilige Unternehmen seine Beschaffungs- und auch Instandhaltungsprozesse optimieren und damit beschleunigen kann; dies bei gleichzeitiger Senkung der Gemeinkosten. Somit erzielen wir eine recht kurze Projektdurchlaufzeit. Da die Anwendung auch dem Kunden zur Verfügung steht, kann sich dieser jederzeit über den Projektfortschritt informieren, natürlich auch über die Stammdatenqualität. Diese ausgesprochen hohe Transparenz schafft ein gegenseitiges Vertrauen: Der Kunde kann jederzeit steuernd intervenieren. Sämtlich Qualitätsthemen werden während des Projektes abgestimmt. In der Anwendung ist eine Kommentarfunktion integriert. Die Kommentare können nicht überschrieben werden. Diese werden sofort bearbeitet. Der Kunde kann die Veränderung am Stammsatz nachvollziehen. Somit sind Projektmeetings während des Projektes eher die Ausnahme.

Überraschungseffekte, welcher Art auch immer sind nahezu ausgeschlossen. Letztlich machen wir uns mit dem Kunden, die Raum- und Zeitunabhängigkeit des Internets in unserem operativen Geschäft zunutze.