DSGVO-konforme Automation der Archive bei Fullservice-Dienstleister regiocom

Ein solcher Archivierungsservice sollte auch bei regiocom, dem Full-Service-Dienstleister für die Energiewirtschaft, automatisiert werden. Die regiocom SE ist seit 1996 Partner der Energiebranche und als regiocom-Gruppe der größte konzernunabhängige Anbieter von Prozessdienstleistungen im deutschsprachigen Raum. Regelmäßig müssen dort Lösch- und Archivierungsvorgänge im Sinne der DSGVO durchgeführt werden. Zusätzlich musste auch der Archivbestand der letzten 10 Jahre nachverarbeitet werden.

Durch die Automatisierung und Prüfung des Archivs bei regiocom verhindert BatchMan Lücken im Prozess und gewährleistet die Compliance-Anforderungen. Die Prozesse können zentral und einfach überwacht werden, und Verarbeitungsfehler werden sofort sichtbar. Mit Hilfe von Regelkreisen wird eine optimale Auslastung des Archivs erreicht und gleichzeitig eine Überlastung verhindert.

Die Ausgangslage: vorgeschriebene Löschfristen für die SAP Archive

regiocom praktiziert schon seit langem das „fast papierlose“ Büro: Die Korrespondenzen mit Auftraggebern und den von regiocoms Service Center betreuten Kunden werden ausschließlich elektronisch archiviert. Das betrifft sowohl den Posteingang als auch den Postausgang sowie Notizen zu Telefonaten, über Web-Portale eingehende Änderungen zu persönlichen Daten, Zählerständen oder Vertragsinhalten.

Die gesamte Kommunikation wird über SAP und über externe Systeme in ein Dokumentenarchiv geladen. Alle Dokumente werden als Kontakte mit den entsprechenden Kundenstämmen verlinkt.

Mit der Einführung der DSGVO in 2018 gab es die neue Vorgabe, die vorgeschriebenen Löschfristen von personenbezogenen Daten in den Archiven aufzuarbeiten, für neue Anfragen, die archiviert wurden und für diejenigen, die bereits archiviert worden waren.  Der ermittelte Bedarf ergab die Anforderung der „Bereinigung“ der archivierten Datenbestände der letzten 10 Jahre.

Die Herausforderung in SAP

• Ein Archiv, aber viele Mandanten aus mehreren SAP-Systemen, die auf dieses Archiv zugreifen, plus externe Systeme.
• Schreiben oder Löschen aller Mandanten-Massendaten (Batch) zur gleichen Zeit, ohne das Archiv zu überlasten.

Mit der eigentlichen Jobverarbeitung in SAP hatte man, um diese Überlastung zu vermeiden, bisher nur die Möglichkeit, diese Jobs im Vorfeld mit Zeitpuffern einzuplanen. Hier ergab sich aber das Problem, dass man nie wusste, wie groß der Datenumfang aufgrund sehr großer Schwankungen zu einer konkreten Zeit sein würde. Entweder war der Abstand zwischen den einzelnen Jobs sehr groß, dann lag man auf der sicheren Seite, lief aber Gefahr, dass man in einem Zyklus nicht alle Daten durchbekam und teils sehr große Lücken (Leerlauf) zwischen den Jobs hatte. Wählte man einen kleineren Abstand, bestand die Gefahr einer Überlastung des Archivs.

BatchMan als Lösung zur lückenlosen Einplanung der Archiv-Batches

Pro Woche fallen bei regiocom zu Peak-Zeiten 200.000 Kontakte in einem Mandanten an, wobei ca. die Hälfte davon Anlagen haben, die im Archiv abgelegt werden. Damit das System nicht überlastet wird, werden Arbeitspakete von 5.000 Anfragen erstellt, die dann sequenziell aus SAP ins Archivsystem übertragen werden. Dadurch können im Peak schon mal 40 Arbeitspakete entstehen. Bei einer rein zeitgesteuerten Lösung in der SAP-SM37 würde dies Pufferzeiten von bis zu 160 Stunden bedeuten oder eine permanente Überwachung eines Mitarbeiters erfordern. Die Zeit und Ressourcenbindung waren bei diesem Modell nicht gangbar und daher wollte regiocom bei der Planung einen effizienteren Ansatz finden.

Hierbei boten sich die „Jobnetze“ im BatchMan an. regiocom hatte sich im Vorfeld bereits für ein Job Scheduling mit BatchMan entschieden, da hier Zeitpuffer und manuelles Handling wie in SAP-SM37 hinfällig sind.  In dem Fall der Archiv-Batches war es somit möglich, die Jobs lückenlos hintereinander einzuplanen, ohne Zeit zu verschenken oder das Archiv zu überlasten.

Der Einsatz von BatchMan ermöglicht ein Einsparungspotenzial pro Arbeitspaket von bis zu 230 Minuten (ca. 4 Stunden), da die zuvor eingeplanten Zeitpuffer entfallen. Durch die Automatisierung werden die Prozesse ab jetzt nicht nur immens beschleunigt, auch eine personelle Bereitschaft ist nicht länger erforderlich, um in eine Fehlverarbeitung einzugreifen.

Eine saubere Fortschreibung abgegrenzter Perioden stellte in SAP zudem eine besondere Herausforderung dar. Regiocom konnte dies im BatchMan über die Selektionsvariablen (TVARV) umsetzten.

Hiermit ist es regiocom auch gelungen, das zweite wichtige Problem zu lösen – den Abbau des „Rückstaus“ bei der Archivierung / Löschung.

Das Volumen beim Abbau des Rückstaus im Archiv belief sich bei regiocom auf mehrere Milliarden Datensätze zu den unterschiedlichsten, voneinander abhängigen Objekten.

Der Einsatz von BatchMan bei regiocom sorgt nun für die optimale Beladungsmenge in das Archiv, um den maximal möglichen Nutzen zu erzielen und ohne das System zu überlasten.  Die Vorgaben für die Lösch- und Archivierungsservices im Sinne der DSGVO konnten somit vollumfänglich gewährleistet und der Rückstau des das Archivs der letzten 10 Jahre suksessive abgebaut werden.