Case Study: Stapel mit Papierrechnungen waren gestern ‒ Crown

"Mit Therefore haben wir Transparenz in der Eingangsrechnungsverarbeitung geschaffen und entlasten unsere Standorte von zeitaufwendigen und teils unnötigen Tätigkeiten wie der Eingangspostbearbeitung oder dem erneuten Postversand. Der Bearbeitungsstand jeder Rechnung kann zu jedem Zeitpunkt in unserer Zentrale nachvollzogen werden.

Wir haben die Abläufe digital neu strukturiert und Prozesse beschleunigt. Wir archivieren nun elektronisch, wodurch Rechnungen schnell verfügbar sind".

Silke Scheler, Senior Financial Controller, Crown Gabelstapler

Herausforderung

Crown beschäftigt alleine in Deutschland über 1.200 Mitarbeiter, davon mehr als die Hälfte in der Produktion von Flurförderzeugen. „Rechnungen gingen seinerzeit überwiegend postalisch in den Niederlassungen, der Unternehmenszentrale, am Produktionsstandort Roding sowie im Ersatzteilzentrum ein“, schildert Silke Scheler, Senior Financial Controller und Leiterin des Digitalisierungsprojektes bei Crown in Feldkirchen.

Die Papierrechnungen wurden an den einzelnen Standorten geprüft und freigegeben, dann erneut postalisch an die Buchhaltung gesendet und im letzten Schritt gebucht und bezahlt. „Das bedeutete in den Niederlassungen und Standorten natürlich zusätzliche Arbeit, sowohl für das Öffnen der Post als auch für deren erneuten Versand an die zentrale Buchhaltung in Feldkirchen“, so Silke Scheler weiter. Der Anteil elektronisch gestellter Rechnungen war äußerst gering: Weniger als ein Prozent aller Kreditorenrechnungen erreichte das Unternehmen in digitaler Form.

Da ein elektronischer Workflow nicht vorhanden war, wurden diese Rechnungen ebenfalls vor Ort ausgedruckt und erreichten die Buchhaltung auf dem klassischen Postweg. „Die Zunahme der Rechnungen auf ein Volumen von rund 62.000 pro Jahr, nicht zuletzt aufgrund der guten wirtschaftlichen Entwicklung, hat es erforderlich gemacht, diese aufwendigen Wege neu zu organisieren und zu digitalisieren“, sagt Silke Scheler.

Lösung

„Da unsere Kollegen in Großbritannien sich bereits für eine Zusammenarbeit mit Canon entschieden hatten, sind wir ebenfalls diesen Weg gegangen, um Synergieeffekte zu nutzen. Zudem haben wir mit Canon einen Anbieter gefunden, der Therefore bei Bedarf auch problemlos auf andere Gesellschaften ausrollen kann“, schildert Silke Scheler. Mit dem Projektstart wurden alle Lieferanten und Dienstleister von Crown Deutschland aufgerufen, ihre Rechnungen künftig via E-Mail einzusenden. Insgesamt wurden drei Rechnungspostfächer für den elektronischen Rechnungseingang eingerichtet, um Kreditorenrechnungen nach Bereichen zu trennen.

Alle heute noch postalisch eingehenden Rechnungen werden direkt an den einzelnen Standorten mit IRIS Powerscan digitalisiert und an den Therefore-Server in Feldkirchen übermittelt. Sämtliche Rechnungen, die heute via E-Mail von Lieferanten und externen Dienstleistern gesendet werden, gehen hingegen direkt an eine der drei neu eingerichteten E-Mail-Adressen. Nach der OCR-Erkennung und Validierung stehen die Dokumente ebenso wie die elektronisch erstellten Rechnungen in Therefore zur Verfügung. Rechnungen werden weiterhin dezentral sachlich geprüft und freigegeben. „Dieser Schritt findet allerdings erst nach der Digitalisierung in Therefore statt und damit wesentlich schneller als früher“, erläutert Silke Scheler. Danach erfolgen die eigentliche Buchung und die Bezahlung der Rechnungen.

Nutzen

Mit Therefore von Canon hat Crown Deutschland die gesteckten Ziele bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen erreicht. „Durch die Digitalisierung des Prozesses sparen wir viel Zeit ein. Das betrifft sowohl die konkrete Bearbeitung wie die Prüfung und Genehmigung als auch die Suche nach erhaltenen Rechnungen. Da wir heute alle Rechnungen schneller bearbeiten, sind wir in der Lage, früher zu bezahlen und damit die uns gewährten Skonti zu nutzen“, zeigt sich Silke Scheler zufrieden. Der Verlauf jeder eingehenden Rechnung, ob postalisch oder elektronisch erhalten, ist dank der Archivierung in Therefore stets nachverfolgbar.

Über das Therefore Archiv können Mitarbeiter auf die von Ihnen bearbeiteten Rechnungen zugreifen oder wie im Falle der Buchhaltung sämtliche Informationen einsehen. Durch den zunehmenden Anteil elektronischer Rechnungen ist weniger Eingangspost zu bearbeiten und es entfällt der Rechnungsversand per Post zur Buchhaltung. Ebenso entfällt die konventionelle Archivierung, die platzraubend ist und schnellen Recherchen einzelner Vorgänge bisher im Wege stand. „Der digitale schnelle Zugriff auf alle Rechnungen macht es uns auch wesentlich leichter, Belege für unsere Wirtschaftsprüfer bereitzustellen“, so Silke Scheler weiter. Zudem profitieren die Mitarbeiter bei Crown in Zeiten zunehmender Tätigkeit im Home-Office noch mehr von der neuen Lösung, als zuvor erwartet worden war.