So geht Kongress heute

Messeauftritte von Großunternehmen, internationale Fachkongresse, Abendveranstaltungen – Sabine Mathias plant und organisiert seit nunmehr 25 Jahren Veranstaltungen und ist seit rund zehn Jahren als Eventmanagerin und Marketingconsultant selbstständig. „Auch meine Auftragsbücher haben sich Ende Februar auf einen Schlag geleert“, berichtet die Kölnerin. Doch Aufgeben ist nicht ihre Art: „Nach kurzer Schockstarre fasste ich den Entschluss zumindest einen Teil der Veranstaltungen zu retten. Ich trat in die Kommunikation mit Ämtern und Behörden ein, sprach mit Kollegen aus den Bereichen Technik, Hotellerie und Gastronomie und suchte nach innovativen Ideen die auch in Zeiten von Corona Events möglich machen sollten.“ Im Laufe der Monate wurde sie quasi zur Hygienespezialistin. Ihr geht es dabei um einen Aspekt, den auch Unternehmen aus gutem Grund schätzen – den persönlichen Austausch und das Networking vor Ort. „Videokonferenzen, virtuelle und hybride Events können das Erlebnis einer gelungen Präsenzveranstaltung nicht komplett ersetzen“, sagt Sabine Mathias. „Ich versuche dies auch in diesen Zeiten möglich zu machen und konnte im September endlich wieder den ersten Fachkongress mit mehr als 300 Teilnehmern vor Ort und 1.600 Teilnehmern online organisieren.“ Das sei zum einen dem Mut ihres Kunden exocad zu verdanken, der von Anfang an an die hybride Idee geglaubt habe, und zum anderen natürlich auch das Ergebnis eines sehr umfangreichen Hygienekonzepts.“

Dieses muss zum einen auf die spezifische Veranstaltung abgestimmt sein, denn bei einer Tagung seien natürlich andere Parameter zu berücksichtigen als an einem Messestand. Grundsätzlich geht es aber immer um die Themen Gästeankunft/Einlasskontrollen, Bestuhlungs- und Lagepläne, Flächenberechnung und Wegeführung, Belüftung, Pausen- und Cateringkonzept. „Dazu können noch spezielle Anforderungen wie etwa Ausstellungs- und Workshop-Planung kommen, ergänzt die Event-Expertin.

„Das Wichtigste ist, dass man Menschenansammlungen und „Schlangenbildung“ vermeidet und der Mindestabstand in allen Bereichen eingehalten wird. Das ist besonders in den Bereichen Akkreditierung, Toiletten und Catering sehr wichtig – gerade hier braucht man neue Ideen, da es z. B. herkömmliche Buffets erst einmal nicht mehr geben wird. Man muss alle Details durchdenken und individuell der Location anpassen“, erläutert Sabine Mathias. Insgesamt müssten die Bewegungsströme sorgfältig geplant und durchdacht werden. „Das Tragen eines MNS ist bei Präsenzveranstaltungen obligatorisch, genauso wichtig ist es aber auch Bereiche zu schaffen, in denen er sicher abgenommen werden kann. Den Gesundheitsämtern ist die regelmäßige Belüftung der Räume sehr wichtig und natürlich die Nachvollziehbarkeit von Kontakten und somit Infektionsketten unter Einhaltung des Datenschutzes. „All dies muss so umgesetzt werden, dass sich die Teilnehmer möglichst wenig beeinträchtigt fühlen“, ergänzt sie.

Innovative Tools und Technologien

Die Kölner Eventexpertin hat in umfangreichen Recherchen zwischenzeitlich zahlreiche innovative, technische Hilfsmittel gefunden, mit denen sich diese Anforderungen umsetzen lassen -von einer kontaktlosen Fiebermessung mit Wärmebildkamera, über ein digitales Ampelsystem, mit welchem man die Personenanzahl kontrollieren kann bis hin zu einem Armband, mit dessen Hilfe der Abstand eingehalten und die Infektionsketten lückenlos nachvollzogen werden können ohne den Datenschutz zu verletzen. „Damit werden Veranstaltungen wieder möglich, auf denen sich alle gut und sicher fühlen“, sagt Sabine Mathias.

Individuelle Umsetzung in Abstimmung mit den Behörden

Standardkonzepte und -lösungen gebe es natürlich nicht, notwendig sei eine lange Erfahrung in der Organisation und Planung von Veranstaltungen.

Wichtig ist nach ihrer Erfahrung auch eine direkte Kommunikation mit den Behörden „Die unterschiedlichen Regelungen der Länder erschweren derzeit die Arbeit. Hier wäre es für die Branche sehr hilfreich, wenn man die Auflagen endlich bundesweit vereinheitlichen könnte. Sie selbst habe aber größtenteils positive Erfahrungen mit den Behörden und Ämtern gemacht und in den letzten Wochen viel hinzugelernt. „Wichtig sind Sorgfalt und Individualität – unsere Branche war schon immer für die Sicherheit unserer Besucher und Teilnehmer verantwortlich.“

Interview mit Sabine Mathias zum Thema Hygienekonzept unter:

https://www.youtube.com/…