Neues Führungsformat gewagt: Open Space Kongress mit gesamter Beulco-Belegschaft

Aus diesem Grund hat sich die Geschäftsführung und das Management dazu entschieden, eine sogenannte „Open Space Veranstaltung“ durchzuführen und damit etwas komplett Neues auszuprobieren. Open Space ist ein Konferenzformat, um in großen Gruppen innerhalb von kurzer Zeit an Themen, die dringlich, breit, komplex oder übergreifend sind, zu arbeiten. So hat ein abteilungsübergreifendes Organisationsteam zusammen mit Die Coaching Gesellschaft Münster zwei Monate lang an den Vorbereitungen für diese Konferenz gearbeitet. Vergangenes Wochenende war es soweit. Der Produktionsbetrieb wurde für zwei Tage eingestellt, sodass alle 180 Mitarbeiter an diesen Tagen zusammenkommen konnten, um unter dem Motto „Gemeinsam die Zukunft gestalten“ an verschiedenen Fragestellungen und Themen rund um BEULCO arbeiten zu können. Am Ende stand ein erster konkreter Handlungsplan für das Unternehmen.

Das Thema Digitalisierung begleitet das mittelständische Unternehmen seit einiger Zeit. Bei BEULCO hat man die Chancen, die die Digitalisierung bietet, erkannt und bereits zahlreiche Projekte angestoßen und umgesetzt. In der heutigen Zeit müssen Unternehmen letztlich auch durch die Digitalisierung schneller und flexibler agieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ständig kommen neue Herausforderungen auch auf jeden einzelnen Mitarbeiter zu. Deswegen bedeutet die Digitalisierung nicht nur eine technische und marktliche Veränderung, sondern auch eine Veränderung in der Arbeitswelt. Wichtig erscheint BEULCO deshalb, die Belegschaft mitzunehmen und mit ihr in der Veränderung zu lernen. Einerseits also Stabilität und Kontinuität geben und andererseits den Strukturkompass zeitgleich richtig zu setzen. „Es sind die Mitarbeiter, die den Fortschritt und Erfolg unseres Unternehmens ausmachen und wir glauben, dass in jedem Einzelnen noch viel Potenzial steckt“, erklärt Jürgen Schütz.

„Viele Organisationen berichten von einem Zustand der Überhitzung. Die Symptome sind flächendeckend weitgehend gleich: Mehr Einsatz bei geringerem Ergebnis, mehr Projekte als verfügbare Ressourcen, blinder Aktionismus, zunehmend mehr psychisch bedingte Krankenstände usw.“, erklärt Professorin Dr. Karin Schnitker von Die Coaching Gesellschaft Münster. Mehr vom Selben sei aber für viele Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter nicht mehr die Lösung. Es benötige neue, partizipativere Formen der Zusammenarbeit und auch ein neues gemeinsames Sinnverständnis. „Denn Menschen arbeiten nicht im Unternehmen, sondern sie sind das Unternehmen!“, so Schnitker. Nur wenn alle gemeinsam und voll motiviert für den Sinn, Zweck und Erfolg des Unternehmens einstünden und ihr gesamtes Potenzial und Kompetenz einbrächten und dies auch möglich sei, sei ein Unternehmen bei den schnell verändernden Rahmenbedingungen in der Lage, die Herausforderungen zu meistern.

„BEULCO wird deshalb unter anderem crossfunktionale, also abteilungsübergreifende und selbstorganisierte Arbeit anbieten – gleichzeitig wird aber niemand heimatlos. Dabei soll das Bestehende grundsätzlich bewahrt werden, war es doch auch bislang der Erfolg des Unternehmens“, erläutert Schütz.

Die zweitägige Konferenz umfasste das Erlernen und Umsetzen neuer Methoden an unternehmenseigenen Themen. Am ersten Tag der Konferenz hatten die Mitarbeiter die Möglichkeit, neue, sog. agile Methoden der (Team-)Arbeit in einem World Café kennenzulernen. Hier arbeiten parallel Kleingruppen an unterschiedlichen Themen in mehreren Runden. Darunter fanden sich z. B. Methoden für eine effiziente Gruppenkommunikation, wie die Selbstorganisation von Teams funktioniert, wie kundenorientiert Probleme gelöst werden oder wie schnell ein Team aus unterschiedlichen Menschen zusammenwachsen kann. Darüber hinaus wurde sich auch mit zwischenmenschlichen Themen beschäftigt.

Im Vorfeld der Veranstaltung wurde es jedem Mitarbeiter ermöglicht, eigene Themen, Ideen, Probleme oder Fragestellungen mitzubringen, die am zweiten Tag gemeinsam mit den Kollegen in einem Bootcamp unter Anwendung der erlernten Methoden bearbeitet wurden. Bootcamp bedeutet, dass aus der Gemeinschaft heraus an etwas gearbeitet wird, was den Teilnehmern wichtig ist und gemeinsam Lösungen erbracht werden. Ziel war es also, dass sich jeder Mitarbeiter selbstständig aus jeder Abteilung und in jeder Position einbringen kann, denn hier ist gerade jede Sichtweise gleichermaßen wichtig und gefragt. Die Kommunikation erfolgte auf einer Augenhöhe, ohne hierarchische Strukturen.

Die zu Beginn eher skeptische Haltung gegenüber einer solchen Veranstaltung hat sich bereits am ersten Tag gelegt. Am Ende der Konferenz war die Begeisterung der Belegschaft zu spüren. „Man hat gar nicht gemerkt, wie schnell die Zeit vorbei gegangen ist. Meinetwegen könnten wir auch noch einen dritten Tag weitermachen“, so Katharina Krämer (Abteilung Entwicklung).

„Man konnte sich die Zeit nehmen, um mit vielen Kollegen zu sprechen, die man sonst kaum sieht. So hat man auch gemerkt, dass jeder etwas beitragen kann, egal wo er arbeitet. Im Nachhinein macht es vieles durch den persönlichen Kontakt einfacher. Es fällt leichter, miteinander zu sprechen.“ – Gabi Korte (Marketing)

 „Prozessoptimierung, Kostenreduzierung, Takt- und Maschinenlaufzeitoptimierung werden Standards und zukünftig nicht mehr die beherrschenden Themen für erfolgreiche Unternehmen darstellen“, ist sich Karin Schnitker sicher, die auch Professorin für Unternehmensführung an der Hochschule Osnabrück ist. Aus Studien sei deutlich erkennbar, dass kundenseitig und technisch innovative Unternehmen deutlich erfolgreicher seien, als nur optimierende, prozessseitig innovative Unternehmen. Innovationen seien jedoch selbst stark digital getrieben und das bedeute eine ganz andere Logik der Herangehensweise, da es meist alle Bereiche des Unternehmens angehe. Von der zentralen IT, F&E, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Strategie, Kommunikation etc. Deshalb verändere sich auch die Arbeitswelt so stark und das Thema Agilität sei längst nicht mehr nur ein neues Buzzword, sondern ein handfester Wettbewerbsvorteil von Unternehmen, um in der komplexen Welt erfolgreich zu agieren. Auch das sei bereits in Studien belegt. „Das Ausmaß und die Werkzeuge der Agilität sind dabei sehr stark vom Führungs- und Unternehmenskontext abhängig und können nur durch ein Unternehmen mit all seinen Bereichen gemeinsam bestimmt werden“, so Schnitker. Eine erfolgreiche Startinititative, die absolut ihresgleichen suche, habe Beulco mit der Open Space Konferenz dazu gegeben. „Der Mut dazu ist bewundernswert!“

 „Die zukünftige Veränderung wurde der Belegschaft anschaulich an einem mehrarmigen Pendel erklärt. Die Bewegung der Pendelarme mit seinen unterschiedlich wirkenden Kräften und stetig unterschiedlichen Ausschlägen verdeutlicht symbolhaft wohin die Reise geht. Entwicklungen werden zunehmend unberechenbarer und unkalkulierbarer – also nicht vorhersehbar und greifbar. Darauf müssen wir uns wohl einstellen. Das Pendel wird deshalb seinen berechtigten Platz im Foyer des Unternehmens finden“, ist sich die Marketingleiterin Ina Scheppe sicher.