Buchvorstellung: Event-Resource-Management mit digitalen Tools

Durch die zunehmende digitale Kommunikation und Überflutung mit Botschaften gewinnt die Live-Kommunikation im Marketing-Mix an Bedeutung. Seit Jahren nimmt die Anzahl an Fachvorträgen, Seminaren, Kongressen und Events zu und wird immer zielgruppenspezifischer. Um dem zunehmenden Wettbewerbsdruck, auch durch die Globalisierung, standzuhalten und die Markennischen ideal zu besetzen, bedarf es in der Regel einer größeren Anzahl an Personal-Ressourcen, um alle operativen Aufgaben optimal abzudecken. Dabei könnten diese Prozesse gebündelt und Ressourcen eingespart werden. „Es sind nämlich vor allem Aufgaben und Prozesse des Eventmanagements, die mit der Digitalisierung Schritt halten müssen“, so die Autoren Coppeneur-Gülz und Rehm. Das Fachbuch „Event-Resource-Management mit digitalen Tools“ des Springer Gabler Verlags gibt Praxisbeispiele und Handlungsempfehlungen zur Implementierung webbasierten Eventmanagements.

Für Event-Manager sind in der Veranstaltungsorganisation viele unterschiedliche Herausforderungen zu bewältigen. Beispielsweise müssen alle Anbieter, Lieferanten und Kooperationspartner auf unterschiedlichen Kommunikationswegen angefragt, verglichen und beauftragt werden. Event-Manager werden von verschiedenen Tools unterstützt, die jedoch auf jeweils eine Aufgabe ausgerichtet sind. Die besonders erwünschten Synergie-Effekte in der Veranstaltungsplanung bleiben dadurch aus. „Es ist schlichtweg mehr möglich, wenn man mehr Faktoren für mehr Wissen miteinander verknüpft“, beschreiben die Autoren die digitale Veränderung in der Live-Kommunikation.

Die Verknüpfung aller Aufgaben in einem Event-Resource-Management Tool ist für Coppeneur-Gülz und Rehm der Grundstein dieser Literatur. Eine durchgeführte Studie belegt die Auswirkung des Einsatzes eines webbasierten Event-Resource-Management-Systems im Eventmanagement von KMUs und internationalen Konzernen. Hierbei wurden die sechs Erfolgsfaktoren „Geschwindigkeit, Skalierbarkeit, Information, Agilität, Qualität und Kosten“ ausgewertet. So konnte beispielsweise die durchschnittliche Planungszeit von Live-Kommunikations-Maßnahmen um 75% reduziert und der Einsatz an Personal-Ressourcen minimiert werden. Neben den spannenden Studienergebnissen und der Vernetzung von Veranstaltungsmanagement-Aufgaben schlagen Coppeneur-Gülz und Rehm einen weiteren Schritt des Umdenkens ein. Intelligente- und hybride Events, Target-Group-Analysen, Online-Pretargeting und die Bedeutung von Daten gewinnen auch in der Live-Kommunikation deutlich an Gewicht und dringen zunehmend in den modernen Event-Management–Prozess ein.

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess und soll in erster Linie, prozessual gesehen, die Effizienz steigern und durch Datenerhebung Transparenz schaffen. Damit die Digitalisierung im Unternehmen auch gelebt wird, muss diese Arbeitsschritte vereinfachen und beschleunigen. Genau hier setzt der Einsatz von ganzheitlichem Event-Resource-Management, basierend auf prozessoptimierten Workflows, an.

Die Autoren:

Dr. Christian Coppeneur-Gülz

Nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Vallendar, Rom und Los Angeles promovierte er im Bereich Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement an der wissenschaftlichen Hochschule für Unternehmensführung (WHU). Seit 2005 ist Dr. Christian Coppeneur-Gülz CEO der WWM GmbH & Co. KG, mit dem Ziel, durch digitale Transformation zum agilsten Unternehmen der Branche zu werden.

Sven-Volker Rehm

Vertritt den Lehrstuhl für Wirtschaftsinformation und Informationsmanagement an der WHU – Otto Beisheim School of Management. Seine Forschung umfasst Informations-, Wissens- und Innovationsmanagement in Unternehmensnetzwerken mit einem Schwerpunkt auf der Umsetzung neuer Organisations- und Kommunikationskonzepte in Unternehmen.

Über die WWM GmbH & Co. KG

Die WWM GmbH & Co. KG ist Pionier und Lösungsanbieter für Live-Communication on Demand. Mit der Event-Resource-Management (ERM) Software ExpoCloud® bietet die WWM die führende Cloud-Lösung zur einfachen, effizienten und effektiven Planung, Ausführung und Analyse von Live-Kommunikation-Maßnahmen für Messen und Events. Als bundesweiter Gewinner des WeDoDigital Awards der DIHK, Träger des AC2-Innovationspreises, Best of Branchensoftware beim Innovationspreis-IT und Hidden Champion des Mittelstands lebt die WWM die digitale Transformation in der Live-Kommunikationsbranche vor. ExpoCloud® Event Metrics, die automatisierte und DSG-VO-konforme Erfassung von Messebesuchern, ExpoCloud® Insights, die Event Performance App für Live-Kommunikation und ExpoCloud® Studio der lieferantenunabhängige online 3D Planer für Messestände machen die WWM zum Innovationstreiber der Branche.

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