Sächsische Landes- & Universitätsbibliothek setzt auf IT-Dokumentation mit i-doit

Als Staatsbibliothek erfüllt die SLUB wichtige Koordinierungs- und Dienstleistungsfunktionen für die Bibliotheken im Freistaat Sachsen und ist an verschiedenen Standorten in der Stadt Dresden sowie in Tharandt untergebracht. Darüber hinaus koordiniert die SLUB das Landesdigitalisierungsprogramm für Wissenschaft und Kultur des Freistaates Sachsen, betreibt mit dem Dresdner Digitalisierungszentrum (DDZ) ein führendes Zentrum zur Massendigitalisierung und ist Mitglied im Kompetenznetzwerk Deutsche Digitale Bibliothek. Die Nutzung der eigenen digitalen Sammlungen verzeichnet pro Jahr mehr als drei Millionen Website-Aufrufe.

Regelbetrieb mit guter Servicequalität sichern

Um diese vielfältigen Aufgaben erfüllen zu können, bedarf es einer komplexen und leistungsfähigen IT-Infrastruktur mit mehreren hundert Servern im Hintergrund, die von tausenden Anwendern genutzt werden. Doch mit weiterwachsenden Anforderungenist es immer schwieriger, den gesamten Überblick über die eingesetzten Technologien und deren Beziehungen untereinander zu haben. Der Einsatz eines zentralen Management-Tools war erforderlich, um den Regelbetrieb in guter Servicequalität auch in Zukunft aufrecht zu erhalten und weiter zu verbessern. Nebenbei erwartete das federführende Referat „Regelbetrieb und Service“ durch den geplanten Einsatz des Tools Effekte zur Optimierung der IT-Infrastruktur sowie aktuellere Informationen für die Verwaltung und zur langfristigen Planung.

SLUB verschafft sich mit i-doit® einen einheitlichen Überblick

Nach einem umfangreichen Auswahlprozess und dem Vergleich unterschiedlicher Tools fiel die Wahl auf i-doit®. Auf Empfehlung des Herstellers Synetics und einem Erstgespräch wurde procilon mit der Einführung von i-doit® beauftragt. Neben den Projekterfahrungen und dem pragmatischen Projektansatz des procilon-Teams war auch die Tatsache entscheidend, dass mehrere mögliche Varianten der Unterstützung vorgestellt werden konnten.

Im initialen Workshop wurden grundlegende Gedanken zum gewünschten Ergebnis definiert, um den effektivsten Lösungsweg zur Abbildung von Systemen und Prozessen mit i-doit® zu bestimmen. Schon im Rahmen einer ersten Präsentation der Software konnte procilon viele Fragen der Anwender beantworten und anhand der Anforderungen der SLUB die empfohlenen Lösungen in einer Demoversion aufzeigen.

Ein Gesamtsystem für Technisches-Service-Management entsteht

Nachdem der Import der wichtigsten Systeme mit ihren Charakteristika und Abbildungen ihrer Verbindungen zueinander abgeschlossen war, wurde das Managementsystem gemeinsam mit procilon Schritt für Schritt um weitere Komponenten ergänzt. Es wurden Informationen zu Lizenzen, Betriebssystemen und Anwendungen hinterlegt, um Aussagen über die Erfüllung von Compliance-Anforderungen treffen zu können. Hinzu kamen die Verweise auf bestehende Service- und Lieferverträge mit den wichtigen Parametern und Kontakten.

Im nächsten Schritt wurde die Darstellung von internen und externen Services und Supportverträgen integriert. Im Zusammenhang mit Lizenzen und Verträgen spielte dabei auch die Überwachung deren Laufzeiten sowie Garantie- und Kündigungsfristen eine entscheidende Rolle, um rechtzeitig auf absehbare Statusänderungen reagieren zu können.

Inzwischen kann auf der Grundlage einer zentralen Pflege der IT-Dokumentation im i-doit® durch zwei Klicks ein Überblick über die IT der SLUB erzeugt werden. Aktualisierungen können nach einer Veränderung von Systemen oder Prozessen zum geplanten Termin oder nach einer automatischen Benachrichtigung erfolgen.

„Mit der bisherigen Beratung durch procilon bin ich sehr zufrieden, da der effektive Einsatz von i-doit ® zur Dokumentation der Sachverhalte in der IT aufgezeigt wurde. Das weitere Vorgehen zur Vervollständigung ist besprochen.Für den Fall, dass Veränderungen berücksichtigt werden müssen, wurde die weitere Unterstützung durch procilon vereinbart.", so Dr. Andreas Kluge, Referatsleiter Sächsische Landes- & Universitätsbibliothek.