Hälfte der Büromitarbeiter hat Zugriff auf nicht für sie bestimmte Dokumente
Das Ergebnis: Mehr als 70 Prozent der deutschen Büroangestellten kommt oft bzw. täglich mit sensiblen Dokumenten in Berührung. Besonders heikel: 53 Prozent gaben an, mindestens einmal pro Woche Zugriff auf nicht für sie bestimmte Dokumente zu haben. „Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen liegen Dokumente häufig in Netzwerk-Ordnern, auf die jeder Zugriff hat. Diese Informationen können dann nicht nur sehr leicht eingesehen, sondern auch kopiert oder weitergeleitet werden. Dies ist natürlich ein Risiko – insbesondere bei unzufriedenen oder unvorsichtigen Mitarbeitern“, kommentiert David Pütz, Produktmarketing Manager bei KYOCERA Document Solutions die Ergebnisse der Befragung.
Sicherheitsrisiko: Ausgabefach des Druckers
Neben Netzwerkordnern entpuppen sich aber auch Bürodrucker bzw. Multifunktionssystem als Sicherheitsrisiko: So hat jeder fünfte Befragte (18 Prozent) schon einmal Ausdrucke von Kollegen im Ausgabefach des Druckers gefunden, die dort vergessen wurden. 28 Prozent gaben sogar an, dass sie hier oft bzw. regelmäßig auf sensible Dokumente stoßen, die nicht für ihre Augen bestimmt sind.
Die Umfrage zeigt, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Nachholbedarf beim Thema Dokumentensicherheit haben. So gaben 40 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern an, dass ihr Unternehmen keinerlei Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentensicherheit ergriffen hat. In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es hingegen nur 9 Prozent. David Pütz: „Obwohl die Verbesserung der IT-Security seit langem zu den wesentlichen Herausforderungen in deutschen Unternehmen gehört, zeigt die Umfrage, dass gerade beim Umgang mit sensiblen Dokumenten noch Nachholbedarf besteht. Dabei lassen sich beispielsweise mit Print-&-Follow-Lösungen oder Dokumentenmanagement-Systemen Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestalten.“
Eine ausführliche Auswertung der Umfrageergebnisse gibt es in dem E-Book „Dokumentensicherheit in deutschen Büros“. Dieses kann kostenfrei auf smart. KYOCERA business blog heruntergeladen werden.
KYOCERA Document Solutions ist – als hundertprozentige Tochtergesellschaft der japanischen KYOCERA Corporation – ein weltweit führender Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Produktpalette umfasst neben ressourcenschonenden Druckern und Multifunktionssystemen auch Verbrauchsmaterialien sowie Lösungen und Dienstleistungen. Mit dem Kauf der CEYONIQ-Gruppe im Jahr 2015 baute der Hersteller zudem seine Kompetenzen in den Bereichen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie Enterprise Content Management (ECM) weiter aus. Gemeinsam mit seinen Fachhandelspartnern unterstützt KYOCERA auf diese Weise Unternehmenskunden, ihre Dokumentenprozesse effizienter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten.
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