Digitalisierung 4.0 in der Kanzlei – mehr als nur digitale Dokumente

Das Arbeiten der Teams von Spezialisten der Fachrichtungen, wie z. B. Rechts- und Wirtschaftsberatung, muss dabei unterstützt werden. Mit Workflows und Aufgabenkonzepten können die jeweiligen Tätigkeiten durch verschiedene Sachbearbeiter ausgeführt werden, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Das Ergebnis der entsprechenden Prozessschritte ist dabei immer nachvollziehbar und transparent. Ressourcen können dort eingesetzt werden, wo sie benötigt werden oder zur Verfügung stehen. Auch die Arbeit an Homeoffice Arbeitsplätzen wir dabei immer wichtiger.

Da Mobilität eine immer größere Rolle spielt, können Akten mit zum Gericht oder Mandanten genommen werden – selbstverständlich immer auf dem neuesten Stand. Selbst eine Bearbeitung der „mobilen“ Akte, samt späterer Synchronisation ins Kanzleisystem, ist dabei jederzeit möglich.

Eine große Menge von E-Mails bestimmt die tägliche Arbeit von Rechtsanwälten, darum sollte bei der Ablage der E-Mail in die Akte nicht immer die Bedienoberfläche gewechselt werden müssen. Eine Integration in Outlook ist dabei eine sinnvolle Arbeitserleichterung, die mit Dokumentensuche und Favoritenkonzept zur Verfügung stehen sollte.

Das Wissen, welches die Kompetenz von Kanzleien ist, liegt sehr oft in den Dokumenten und muss schnell und einfach recherchiert werden können. Die inhaltliche Erschließung der Schriftstücke durch ein Wissensmanagement ist dabei unerlässlich.

Um eine schnelle Einsicht über Projekte in der interdisziplinären Unternehmensberatung zu erhalten, ist es außerdem wichtig, den raschen Überblick in einem Projektmanagement Tool zu haben. Projektfortschritte können dort in Diagrammen dargestellt, Teammitglieder und Ansprechpartner verwaltet und Dokumente angezeigt werden. Ein Zugriff für Mandanten in diese Projekträume stellt einen großen Mehrwert dar.

Um eine noch schnellere und effizientere Kommunikation zu gewährleisten, sind Verbindungen mit Social Collaboration Plattformen, wie z. B. YAMMER notwendig, dies natürlich unter Betrachtung von Sicherheit und Datenschutz.

Weitere Informationen zum Thema Enterprise Information Management in der Kanzlei erhalten Sie auf der lobonet am 22. Juni 2017 in der Stadthalle Erding. Einblicke zum Thema bieten interessante Vorträge wie „Warum hat Noerr LLP lobodms für ihre Kanzlei ausgewählt?“ von Stefan Weber, IT-Leiter der Noerr LLP.

Zur Anmeldung: www.lobonet.eu.